บทที่ 7 การพิมพ์เวิร์กชีต Excel

บทที่ 7

การพิมพ์เวิร์กชีต Excel

          โดยปกติ EXcel จะกำหนดรายละเอียดการพิมพ์ให้อัติโนมัติ ตั้งแต้ขนาดกระดาษที่ใช้ ระยะห่างจากขอบกระดาษ แต่เราสามารถปรับแต่งแก้ไข ในส่านที่เราต้องการได้

การกำหนดรายละเอียดการพิมพ์

1. คลิกเลือกเวิร์กชีต ( แต่ละเวิร์กชีตมีรายละเอียดของการพิมพ์แยกเป็นของตนเอง )

2. เลือกคำสั่ง เค้าโครงหน้ากระดาษ

3. เลือกคำสั่ง ระยะขอบเพื่อกำหนดระยะขอบของกระดาษ

4. เลือกคำสั่ง การวางแนว เพื่อกำหนดให้กระดาษอยู่ในแนวนอนหรือแนวตั้ง

5. เลือกคำสั่ง ขนาด เพื่อเลือกขนาดของกระดาษ

'

6. ใช้เมาส์เลือกเซลที่จะพิมพ์เวิร์กชีต
7.เลือกคำสั่ง พื้นที่การพิมพ์ เพื่อกำหนดพื้นที่พิมพ์

สร้างข้อความหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

ถ้าไม่ชอบข้อความที่Excel เตรียมไว้ให้เราสามารถกำหนดเองได้ ดังนี้
1. เลือก คำสั่ง เค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วคลิกสัญลักษณ์ตรงมุมขวาล่างของแถบคำสั่ง

เลือก คำสั่งหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ เสร็จแล้วเลือก หัวกระดาษแบบกำหนดเอง

การบังคับจุดขึ้นหน้าใหม่

          ตามปกติ Excel จะพิมพ์เวิร์กชีตไปเรื่อยๆทีละแถว และเมื่อพิมพ์จนสุดหน้ากระดาษก็จะขึ้นหน้าใหม่ตรงนั้น แต่ถ้าคุณต้อวการบังคับให้มีการขึ้นหน้าใหม่ที่จุดใดจุดหนึ่งก็สามารถทำได้ดังนี้
การใส่ตัวแบ่งหน้า ( Page Break )
1 . คลิกเลือกเซลที่จะให้อยู่ที่มุมซ้ายบนของหน้ากระดาษใหม่

ก่อนที่จะพิมพ์เวิร์กชีตลงกระดาษ คุณสามารถเรียกดูตัวอย่างผลการพิมพ์บนหน้าจอก่อนได้ ซึ่งช่วยให้การตรวจสอบรูปแบบของเวิร์กชีตที่จะพิมพ์ง่ายขึ้น เพราะเมื่อกำหนดขอบกระดาษ หรือความกว้างคอลัมน์ ก็จะเห็นผลบนหน้าจอทันที สำหรับวิธีดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ทำได้ดังนี้

คลิกปุ่ม  Print Preview ( ตัวอย่างก่อนพิมพ์ )

หรือเลือกคำสั่ง File ->Print-> Print Preview ( แฟ้ม - >พิมพ์-> ตัวอย่างก่อนพิมพ์ )

การสั่งพิมพ์

          เมื่อเรากำหนดรายละเอียดต่างๆจนครบ เราก็สามารถสั่งพิมพ์เวิร์กชีตได้ทันที ซึ่งก็มีวิธีอยู่หลายรูปแบบด้วยกัน เช่น คลิกปุ่ม Print (พิมพ์) ,ใช้คำสั่ง File -> Print ( แฟ้ม -> พิมพ์ ) ดังรูปตัวอย่าง
1. คลิกเลือกเวิร์กชีตที่จะพิมพ์
2. เลือกคำสั่ง File -> Print ( แฟ้ม -> พิมพ์ )
3. เลือกเครื่องที่จะใช้พิมพ์จากช่อง Name ( ชื่อเครื่องพิมพ์ )

4. ระบุหน้าที่จะพิมพ์ เลือก All ( ทั้งหมด ) หมายถึงพิมพ์ทุกหน้า หรือระบุหน้าที่ต้องการเองก็ได้
5. ระบุจำนวนสำเนาที่ต้องการ
6. คลิกปุ่ม ตกลง 

บทที่ 6 ใส่ภาพลงเวิร์กชีต Excel

บทที่ 6

ใส่ภาพลงเวิร์กชีต Excel

          ใน Excel นั้นนอกเหนือจากข้อความ ตัวเลข และสูตรคำนวณที่ใส่ลงไปแล้ว คุณสามารถที่จะแทรกรูปภาพเข้ารมาประกอบเนื้อหา หรือใช้ตกแต่งเวิร์กชีตให้สวยงามเหมือนๆกับโปรแกรมอื่น 

การแทรกภาพจากแฟ้ม

1. คลิกในตำแหน่งที่จะแทรกรูปภาพ แล้วเลือก แทรก -> รูปภาพ   
2. เปิดไปยังที่เก็บรูปภาพ และคลิกเลือกรูปภาพที่จะแทรก
3. คลิกปุ่ม Insert ( แทรก )
4. รูปภาพจะถูกวางลงในเวิร์กชีต จากนั้นเราก็มาปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เช่น ย่อ/ขยาย
     ย้ายตำแหน่ง ปรับสี

การปรับแต่งรูปภาพ

การเคลื่อนย้ายรูปภาพ โดยการลากเมาส์ค้างไว้แล้วไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

เปลี่ยนขนาดของภาพโดยใช้เมาส์
          สำหรับจุดวงกลมเล็กๆสีขาว ( handle ) รอบๆรูปนั้นมี 8 จุดด้วยกัน จะใช้ในการปรับขนาดของรูปโดยคลิกลากจุดด้านที่ต้องการปรับ หรือคลิกลากที่มุมของรูปหากจะปรับสองด้านพร้อมกันในสัดส่วนเดิม

การตัดภาพบางส่วน 
          ภาพที่ต้องการตัดออกบางส่วนเพื่อเน้นเฉพาะบางจุด หรือตัดรายละเอียดบางส่วนของภาพทิ้งไป อาจใช้วิธีที่เรียกว่า Cropping เพื่อปิดบางส่วนของภาพนั้นไม่ให้แสดง ซึ่งคล้ายกับการนำกระดาษมาวางปิดส่วนที่ไม่ต้องการแสดงไว้ หรือถ้าเกิดเปลี่ยนใจในภายหลังให้กลับมาแสดงทุกส่วนก็ทำได้

การหมุนรูปภาพ

โดยปกติแต่ละภาพจะมีจุดปรับหมุนเพื่อให้ภาพไปอบู่ในมุมต่างๆได้ตามความเหมาะสม การหมุนภาพนั้นกระทำได้ง่ายโดยใช้เมาส์ลากที่จุดจับหมุน ซึ่งจะหมุนได้อย่างอิสระ

ปรับความสว่างให้ภาพ
         ภาพที่นำมาใส่ในเวิร์กชีตนั้น อาจมีจุดบกพร่องที่ยังไม่ได้แก้ไข เช่น มืดไป สว่างไป สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดังนี้

การจัดลำดับภาพ 
ในกรณีที่นำรูปภาพมาวางหลายๆรูป ภาพที่วางก่อนจะอยู่ด้านล่างส่วนภาพที่วางทีหลังจะอยู่บนสุดทับรูปภาพอื่นๆที่วางก่อนหน้า แต่คุณสามารถจัดลำดับรูปภาพใหม่ได้ดังนี้
1. คลิกเลือกรูปภาพ
2. คลิกขวาที่ภาพ เลือกคำสั่ง Order ( ลำดับ )
Bring to Front ( นำไปไว้ข้างหน้าสุด )       รูปที่จะอยู่ด้านบนสุดของทุกๆรูปที่อยู่ในชั้นเดียวกัน
Send to Back ( ย้ายไปไว้ข้างหลังสุด )       รูปที่เลือกจะอยู่ด้านล่างสุดของทุกๆรูปที่อยู่ในชั้น
                                                                         เดียวกัน
Bring Forward (นำไปข้างหน้า )                 รูปที่เลือกจะเขยิบหรือเลื่อนขึ้นมาหนึ่งชั้นในระดับเดิม
Send Backward ( ย้ายไปข้างหลัง )             รูปที่เลือกจะเขยิบหรือเลื่อนลงไปหนึ่งขั้นใน
                                                                         ระดับชั้นเดิม

บทที่ 5 มารู้จักกราฟ Excel กันเถอะ

บทที่ 5

มารู้จักกราฟ Excel กันเถอะ

กราฟ หรือ "ชาร์ต" ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ใช้แสดงข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้ชัดเจน และสื่อความหมายมากขึ้น โดยเฉพาะข้อมูลที่ใช้เปรียบเทียบความมากน้อยหรือแสดงแนวโน้วของค่าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นยอดขายสินค้า รายได้ - รายจ่าย หรือแม้กระทั่งข้อมูลทางวิทยาศาสตร์เป็นต้น

ทำความรู้จักกับกราฟ

ตัวอย่าง

ตัวอย่างนี้เป็นการสรุปยอดรายจ่ายประจำเดือนมกราคม,กุมภาพันธ์และมีนาคม

1. เลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ ปกติจะเลือกทั้งส่วนที่เป็นข้อมูล และชื่อแถวหรือคอลัมน์      ของข้อมูลนั้นด้วย ( ยกเว้นไตเติล )

2. คลิกปุ่มแทรกแล้วเลือกชนิดของแผนภูมิที่ต้องการเช่น ถ้าใช้กราฟแท่ง     เลือก Column ( คอลัมน์ )

3. เมื่อคลิกเลือกประเภทของกราฟแล้ว จะได้กราฟปรากฏบน เวิร์กชีต

5. ปรับแต่งกราฟ เช่นคำอธิบายสีกราฟ ( Legend ) ถ้าไม่ต้องการให้คลิกเลือกส่วนนั้น
     แล้วกด Delete 
เลือกใช้กราฟประเภทไหนดี

บทที่ 4 การตั้งชื่อและใช้สูตรคำนวณ Excel

บทที่ 4

การตั้งชื่อและใช้สูตรคำนวณ Excel

          ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว นั้น ได้อธิบายว่าเซลต่างๆในเวิร์กชีตจะมีชื่อเรียกว่า Cell reference หรือ "ชื่อเดิม" ของเซลอยู่ทุกๆเซล ซึ่งชื่อนี้จะประกอบไปด้วยชื่อคอลัมนและแถวของเซลนัน้มารวมกัน เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ F แถวที่ 8 ก็จะเรียกว่าเซล F8 แต่ในการทำงานจริงบางครั้งจำเป็นต้องตั้งชื่อเซลให้สื่อความหมายมากกว่านี้ เพื่อให้นำไปใช้งานได้ง่ายและสะดวกขึ้น เช่น ถ้ามีเซลอยู่กลุ่มหนึ่งซึ่งเก็บจำนวนเงินที่นำเข้าสินค้าเดือนกุมภาพันธุ์ แทนที่จะเรียก "E5:E8" แต้ถ้าเราตั้งว่า Feb หรือ ก.พ. ก็น่าจะเข้าใจมากกว่า

ตั้งชื่อเซลเพื่อให้เรียกใช้ได้ง่าย

ตั้งชื่อใหม่ให้เซลหรือกลุ่มเซล

ตั้งชื่ออัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

อธิบาย
ชื่อ	กลุ่มเซลล์
กุมภาพันธุ์	เซลล์ B3 - B7
มีนาคม	เซลล์ C3 - C7

ตั้งชื่อเซลโดยใช้ กล่องชื่อ ( Name box )
          วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการตั้งชื่อเซลหรือกลุ่มเซลเพียงกลุ่มเดียว เพราะคุณสามารถจะพิมพ์ชื่อเข้าไปในช่อง name box (กล่องชื่อ) ได้ทันที ( วิธีนี้ใช้ตั้งชื่อเซลได้อย่างเดียว แต่จะลบหรือเปลี่ยนชื่อไม่ได้ )
1. เลือกเซลหรือกลุมเซลที่ต้องการตั้งชื่อเป็นชื่อเดียวกัน
2. คลิกที่ช่อง name box (กล่องชื่อ) พิมพ์ชื่อหรือกลุ่มเซล
3. เสร็จแล้วกด Enter
ประโยชน์ของชื่อเซลที่ตั้งเอง

การดูผลลัพธ์จากแถบสถานะ

1. เลือกกลุ่มเซลที่ต้องการนำมาคำนวรค่า
2. คลิกขวาบนแถบ Status ( สถานะ ) แล้วเลือกผลลัพธ์ที่ต้องการจากเมนูลัดซึ่งจะประกอบด้วย
None               (ไม่มี) ไม่ต้องคำนวณหาผลลัพธ์ใดๆเลย
Average          (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเแลี่ยของตัวเลข
Count              (จำนวนนับ) นับจำนวนเวลทั้งหมดที่คุณเลือกไว้
Count Nums  (นับเฉพาะสิ่งที่เป้นตัวเลข) นับจำนวนเซลที่เป็นตัวเลข
Max                 (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Min                  (ค่าน้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Sum                 (ผลรวม) หาผลรวมของตัวเลข

ตัวดำเนินการ

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

Opertor	ความหมาย	ตัวอย่างการใช ้
+	บวก	4+7
-	ลบ	15-3 หรือ -6
*	คูณ	8*3.5
/	หาร	9/4
%	เปอร์เซ็นต์	3%(มีค่าเท่ากับ 0.03)
^	ยกกำลัง	2^3(หมายถึง 2 ยกกำลัง3)

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ

Operator	ความหมาย	ตัวอย่างการใช ้
=	เท่ากับ	A1= B1
>	มากกว่า	A1> B1
<	น้อยกว่า	A1< B1
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ	A1>= B1
<=	น้อยกว่าหรือเท่ากับ	A1<= B1
<>	ไม่เท่ากับ	A1<> B1

ตัวดำเนินการกับข้อความ ( Text Operator )

          ข้อความในที่นี้อาจเป็นตัวอักษรเพียงตัวเดียว ข้อความทั้งประโยค หรือข้อความที่ไม่มีตัวอักษรอะไรเลยก็ได้ (null string ) ซึ่งเวลาเขียนจะใช้เครื่องหมายคำพูดปิดและเปิดติดกันดังนี้ " " 
Operator                                  ความหมาย                                                          ตัวอย่างการใช ้ 
       &   นำข้อความตั้งแต่ 2 ข้อความข้อความขึ้นไปมาต่อเป็นข้อความเดียวกัน "บริษัท"& "อาหารไทย" หรือ A1&B1& C1

ระดับความสำคัญ

          Opertor แต่ละตัวมีระดับความสำคัญไม่เท่ากัน เช่น เราใส่สูตร =2+3*5 โดยเราต้องการใหโปรแกรมนำ 2+5 (ได้5) แล้วนำไปคูณกับ 5 จะได้เป็น 25 แต่เครื่องหมายคูณ* มีระดับความสำคัญสูงกว่าบวก + โปรแกมจึงนำ3*5 ก่อน(ได้15) แล้วจึงบวกกับ 2 ได้เป็น 17 วิธีที่จะบังคับให้ Excel คิดเหมือนที่เรา ก็คือใส่ ( ) คร่อมส่วนที่ต้องการคำนวณก่อนเป็น =(2+3)*5 เท่านี้ก็ได้คำตอบที่ถูกต้องแน่นอน

          ตารางต่อไปนี้จะแสดงระดับความสำคัญของ Opertor ต่างๆจากมากไปน้อย โดย Opertor ที่มีระดับความสำคัญสูงจะถูกคำนวณก่อน และถ้ามี opertor ที่มีระดับความสำคัญเดียวกันในสูตร Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาทีละตัว

การสร้างสูตรคำนวณ

พิมพ์สูตรคำนวณด้วยตัวเอง
          วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างสูตรก็คือพิมพ์ทุกอย่างลงไปเอง ไม่ว่าจะเป็นชื่อเซล ตัวเลข หรือเครื่องหมายคำนวณต่างๆ
1. คลิกเลือกเซลที่จะใส่สูตรคำนวณ
2. พิมพ์เครื่องหมาย =
3. พิมพ์สูตรโดยใช้ชื่อเซล หรือตำแหน่งเซล
4. กด Enter ก็ขะได้ผลลัพธ์

ฟังก์ชั่นและสูตรคำนวณ

          ฟังก์ชั่นถ้าเราจะกล่าวถึงก็เหมือนกับว่าเป็น Operand ตัวหนึ่ง โดยในสูตรอาจประกอบไปด้วยฟังก์ชั่นอย่างเดียว เช่น AVERAGE( A2:A5:B12 )ซึ่งเป็นการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในเซล 3 เซลในวงเล็บ หรืออาจมีฟังก์ชั่นปนกับข้อมูลอื่น เช่น =B4/SUM( D5:F5) คือให้นำผลรวมของเซล D5 ถึง F5 ไปหารค่าในเซล B4
          สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่เป็นชื่อเซล จะพิมพ์ลงไปเองหรือคลิกเมาส์เลือกก็ได้

ใช้ปุ่ม Insert Function หรือแถบสูตรคำนวณ ช่วยใส่ฟังก์ชั่น
1. คลิกเซลที่ใส่ฟังก์ชั่น
2. คลิกปุ่ม Insert Function ( แทรกฟังก์ชั่น )หรือกด Shift+ F3
3. คลิกเลือกประเภทของฟังก์ชั่นจากเมนูของช่อง Or select a category ( หรือเลือกประเภท ) เช่น      AVERAGE
4. คลิก ตกลง

5. คลิกปุ่ม Collapse
6. ใช้เมาส์คลิกที่เป็นอาร์กิวเมนต์หรือที่จะนำมาคำนวณ คลิกปุ่ม Collapse
7. กด ตกลงเพื่อจบสูตร

เลือกฟังก์ชั่นจากปุ่ม AotoSum ( ผลรวมอัตโนมัติ )
สำหรับฟังก์ชั่นต่างๆทำหน้าที่ต่างๆดังต่อไปนี้
Sum (ผลรวม)                                        หาผลรวมของตัวเลข
Average (ค่าเฉลี่ย)                                หาค่าเฉลี่ยเลขคณิต
Count (จำนวน)                                     นับจำนวนเซลทั้งหมดที่คุณเลือกไว้
Max (ค่ามากที่สุด)                                 หาค่าสูงสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Min (ค่าน้อยที่สุด)                                 หาค่าต่ำสุดของตัวเลข
More Functions (ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม)      ไปเลือกฟังก์ชั่นอื่นๆ 

บทที่ 3 การจัดการเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ค Ecxel

บทที่ 3

การจัดการเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ค Ecxel

          ลักษณะข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลดิบ, ข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์ เราควรแยกคุณสมบัติของข้อมูลเหล่านี้ไว้คนละเวิร์กชีต เพื่อความเป็นระเบียบเรียนร้อยง่ายต่อการเรียกดู

การจัดการเวิร์กชีต

ตั้งชื่อเวิร์กชีตให้สื่อความหมาย

          Excel อนุญาตให้ตั้งชื่อใหม่ให้กับเวิร์กชีตแต่ละหน้าได้อย่างอิสระ ดังนั้นเพื่อให้ทราบว่าเวิร์กชีตไหนเก็บข้อมูลอะไร ก็ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับเวิร์กชีตที่ใช้งานด้วย ซึ่งจะต้องไม่เกิน 32 ตัวอักษร

เลือกและแสดงหน้าเวิร์กชีต

การลบเวร์กชีตออกจากเวิร์กบุ๊ค

การใส่สีให้เวิร์กชีต

          การย้ายสลับตำแหน่งเวิร์กชีต ให้เราลากเมาส์ที่แท็บชื่อของเวิร์กชีตค้างไว้ แล้วถึงจุดที่ต้องการย้ายก็ปล่อยเมาส์

การจัดการวินโดว์ของเวิร์กชีต

ย่อและขยายมุมมองเวิร์กชีต

วิธีที่ 1

1. คลิกลูกศร  Zoom ( ย่อขยาย )

2.เลือกขนาดจากรายการ หรือระบุเองก็ได้

วิธีที่ 2

1. เลือก View --> Zoom ( มุมมอง --> ย่อขยาย )

2. คลิกเลือกขนาดที่จะย่อขยาย ขนาดปกติคือ 100%

ถ้าใช้ค่ามากกว่า 100% จะเป็นการขยายและถ้าน้อยกว่า 100% จะเป็นการย่อ

3. คลิกปุ่ม Ok

การแบ่งวินโดว์เพื่อจัดการกับตารางข้อมูลขนาดใหญ่

การแบ่งวินโดว์แนวตั้ง

การแบ่งวินโดว์แนวนอน

บทที่ 2 การทำงานกับเวิร์กชีต Excel

บทที่ 2

การทำงานกับเวิร์กชีต Excel

          การใส่ข้อมูลลงในเซล และการแก้ไขต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กชีต เป็นงานหลักๆในขณะที่ใช้ Excel

การเลื่อนเวิร์กชีต

ถ้าเวิร์กชีตมีขนาดใหญ่มาก อาจกดปุ่ม Shift พร้อมคลิกลากแถบเลื่อน เพื่อให้เร็วขึ้น

อาจใช้เมาส์แบบ 3 ปุ่มเพื่อเลื่อนหน้าจอขึ้นลงก็ได้

การเลือกกลุ่มเซลแบบต่อเนื่อง

การเลือกกลุ่มเซลแบบไม่ต่อเนื่อง

เลือกเซลทั้งคอลัมน์หรือหลายคอลัมน์

เลือกเซลทั้งแถวหรือหลายแถว

เลือกทั้งเวิร์กชีต

การปรับขนาดเซล

ปรับความกว้างของคอลัมน์ด้วยการคลิกลากเมาส์

ปรับความกว้างของคอลัมน์ด้วยเมนูลัด

1. คลิกเลือกคอลัมน์ที่ต้องการจะปรับความกว้าง

2. กดปุ่ม รูปแบบ บนเมนู เลือก ความกว้างคอมลัมน์

3. ระบุความกว้างในช่อง ( โดยมีหน่วยวัดเป็นตัวอักษร )

การปรับค่าความสูงก็จะมีลักษณะคล้ายๆกัน

หรือใช้เมนูลัดโดยการ คลิกขวาเลือก -->ความสูงของแถว -->แล้วระบุค่าความสูง

การคัดลอกเซล ย้ายเซล

การคัดลอกด้วยวิธีลากแล้ววาง

การคัดลอกเซลผ่านคลิปบอร์ด

หรือกดปุ่ม Ctrl+C เพื่อก๊อปปี้

หรือถ้าเปลี่ยนใจจะยกเลิกเซลที่เลือกไว้ให้กดคีย์ Esc เส้นประก็จะหายไป

การย้ายเซล

การย้ายข้อมูลจากเซลหนึ่งไปยังเซลหนึ่ง ก็มีวิธีคล้ายกับการคัดลอกเพียงแต่หลังการย้ายแล้ว ข้อมูลจะอยู่ในเซลปลายทางเพียงชุดเดียว ส่วนข้อมูลต้นฉบับจะหายไป

เราสามารถย้ายข้อมูลในระระใกล้ๆ ด้วยวิธีลากแล้ววางได้เหมือนกัน แต่ไมต้องกด Ctrl ค้างไว้

การแทรกแถว หรือคอลัมน์

การแทรกหรือลบคอลัมน์

การแทรกหรือลบเซล

1.เลือกเซลที่จะแทรกหรือลบจากเวิร์กชีต

2.คลิกขวาบนเซลที่เลือกไว้ แล้วเลือกคำสั่ง

Insert ( แทรก ) เพื่อแทรกเซลใหม่

Delete ( ลบ ) เพื่อลบเซลที่เลือกไว้

บทที่ 2

การซ่อนหรือแสดงข้อมูล

          เราสามารถซ่อนข้อมูลที่ไม่ต้องการได้ เช่นข้อมูลที่เป็นความลับ ถ้าจะพิมพ์รายงานเฉพาะส่วนที่ไม่เป็นความลับ ก็ให้ซ่อนแถวหรือคอลัมน์ที่เป็นความลับไว้ก่อนแล้วค่อยพิมพ์ เมื่อพิมพ์เสร็จจึงค่อยแสดงแถวหรือข้อมูลนั้นกลับคืนมา
          วิธีนำคอลัมน์หรือแถวมาแสดง ให้เลือกครอบคลุมแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อน เช่นจะแสดงคอลัมน์ C ก็ให้เราเลือกคอลัมน์ B-D แล้วคลิกขวาเลือก Unhide ( ยกเลิกการซ่อน )

วิชาโปรแกรมตารางคำนวณ 2204 - 2103 บทที่ 1

บทที่ 1

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรมMicrosoft Excel 2010

      โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet

ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์

Excel คืออะไร

       Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงาน ซึ่งจะเก็บข้อมูลต่างๆลงบนแผ่นตารางงาน คล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ซึ่งช่องตารางแต่ละช่องจะมีชื่อประจำแต่ละช่อง ทำให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูล การแก้ไขข้อมูล สะดวกต่อการคำนวณและการำข้อมูลไปประยุกต์ใช้ สามารถจัดข้อมูลต่างๆได้อย่างเป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น

ลักษณะของExcel

  1.  คอนโทรลเมนู (Control Menu)  เป็นไอคอนสัญลักษณ์ของโปรแกรม Microsoft Excel  ซึ่งเป็นที่เก็บคำสั่งเกี่ยวกับการเปิด - ปิด ย่อ - ขยาย และย้ายกรอบวินโดว์
2.  แถบชื่อ (Titles Bar : ไตเติลบาร์) เป็นแถบที่ใช้แสดงชื่อของวินโดว์นั้น ๆ
3.  ปุ่มมินิไมซ์ (Minimize) ใช้ย่อวินโดว์ลงไปเก็บไว้ใน ทาส์กบาร์ (แถบสีเทาด้านล่างของจอภาพ)
4.  ปุ่มแมกซิไมซ์ (Maximize) ใช้ขยายวินโดว์ให้มีขนาดใหญ่เต็มจอภาพ
5.  ปุ่มปิด (Close) ใช้สำหรับปิดวินโดว์
6.  แถบคำสั่ง (Menu Bar : เมนูบา์) เป็นแถบที่ใช้แสดงรายชื่อคำสั่งต่าง ๆ เพื่อให้เราเลือกใช้ 
7.  แถบเครื่องมือ (Toolbars : ทูลบาร์)  เป็นแถบเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใ้ช้สั่งให้ Microsoft Excel ทำงานตามที่เราต้องการ
8.  แถบสูตร (Formular Bar : ฟอร์มูล่าบาร์) เป็นแถบที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ใน่อง (Cell) ที่เรากำลังใช้งานอยู่               9.  แถบเลื่อน (Scroll Bar : สโครว์บาร์) ใช้เลื่อนเอกสารไปทางซ้าย - ขวา หรือเลื่อน ขึ้น - ลง
10 . เวิร์คชีต (Work Sheet : กระดาษคำนวณ) หมายถึง กระดาษคำนวณแต่ละแผ่น  ซึ่งเป็นพื้นที่ส่วนที่เราใช้ในการป้อนข้อมูล และสูตรคำนวณต่าง ๆ (ดูจากแถบเลือกชีต จะมีชื่อ Sheet1, Sheet2, Sheet3,....) ซึ่งเราเรียกเวิร์คชีตหลาย ๆ แผ่นนี้ว่า "สมุดงาน (เวิร์คบุ๊ต : Work Book)"

1.  แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมนั้นซึ่งคือMicrosoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
2.  แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่  แฟ้ม (File)  แก้ไข(Edit)  มุมมอง (View)  แทรก (Insert)  รูปแบบ (Format)  เครื่องมือ (Tool)  ข้อมูล (Data)  หน้าต่าง(Window)   ตัวช่วย (Help)
3.  แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหรับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ               
4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล  จะแตกต่างจากโปรแกรม Microsoft Word ที่ไม่มี                                                                                              
5.  แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่                                                                                         
6.  แถบสถานะ (Status Bar)  เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์                                                 
7.  แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง                                                            
8.    ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) หรือ (Cell Pointer) คือเซลล์ที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น  เซลล์ที่เป็นแอกทีฟเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่                                                                                                                                                             
 9.สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
10.  แผ่นงาน (Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็นกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซลล์แล้วยังสามารถวางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ต (Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย